Cómo mudar exitosamente un depósito

Hugo Lira, Consultor Sr. de Miebach Consulting México explica las consideraciones al mudar un almacén o depósito

 Conceptualmente, el proceso de mudanza de un centro de distribución se refiere al traslado de la operación completa que se hace de un lugar a otro. La necesidad de efectuarla es multifactorial:

1. Falta de espacio en alguno de los procesos de la operación (almacenamiento, surtido, actividades de valor agregado, etc.).
2. Puede ser resultado de un objetivo de crecimiento del negocio, por lo cual es necesario incrementar la capacidad actual.
3. Decisiones estratégicas, por ejemplo: una nueva ubicación que optimice la red de distribución o una consolidación de la operación en un solo CD.
4. Implementación de nuevas tecnologías operativas que optimizan el aprovechamiento del espacio dejando obsoleto el sitio actual.

Algunas de las preocupaciones que emergen al considerar mudar una operación podrían ser:

• ¿Serán justificados y viables los gastos asociados?
• ¿Podrá el proceso de mudanza ser transparente e ininterrumpido hacia los clientes con sus correspondientes niveles de servicio?
• ¿Cuáles son las principales consideraciones a tomar para garantizar una mudanza exitosa?

Para responder a estos cuestionamientos, el primer paso es definir de forma precisa las necesidades actuales y futuras de nuestra operación.  El segundo paso consiste en el dimensionamiento de cada una de las áreas establecidas, concebidas en una configuración lógica y esbelta que optimicen el flujo de la operación. El resultado de estas definiciones se resume en la obtención de un layout optimizado, el cual es la base para el proceso de planeación de una mudanza.

Durante la fase de planeación es necesario desglosar los principales componentes de una operación, esto con la intención de dar visibilidad a la complejidad de dicho proceso. A continuación se enlista una clasificación de dichos elementos:

Infraestructura y equipamiento del almacén. Este campo se refiere a cada uno de los elementos físicos que la operación demanda para su funcionamiento, los cuales pueden organizarse en los siguientes rubros:

2. Equipos de movimiento. Esto se refiere a montacargas, traspaletas, transportadores eléctricos, etc., utilizados para el traslado de mercancía. Es importante calcular si la nueva operación requerirá más de este equipamiento e incluirlo en el presupuesto correspondiente.
3. Sistemas de almacenamiento. Son elementos tipo racks o estantería, mezzanines, etc. De igual forma que el punto anterior, en ocasiones es posible reciclar algunos de estos equipos y llevarlos al nuevo almacén.
4. Accesorios operativos. Picking carts, gusanos transportadores, mesas de trabajo, etc. son elementos que también podrían reutilizarse o incluirlos en un listado de equipamiento por adquirir en caso de requerirse.
5. Servicios específicos a la nueva operación. Todos los centros de distribución están equipados con servicios tipo electricidad, agua, voz y datos, protección contra incendios, sistemas neumáticos, etc. Todos estos servicios son específicos de cada operación. Es preponderante considerar durante la planeación los tiempos de instalación de cada uno de ellos, así como las peculiaridades y requerimientos de las diferentes áreas de trabajo por habilitar.A modo de complemento, la mudanza de un proceso productivo implica no sólo el tiempo de desinstalación y reinstalación. Es más complejo, ya que existirá un black out que demandará una estrategia bien coordinada tanto internamente, como con los clientes. Esto último con el fin  de hacer transparente este proceso o con un impacto mínimo.
6. Trámites y permisos. El contar con todo el equipamiento necesario y con áreas de trabajo habilitadas y configuradas a la perfección no es suficiente. Dependiendo del producto manejado y los tratamientos de valor agregado que requieren, es necesario tramitar con las autoridades correspondientes los diferentes permisos para poder operar. De igual forma, existen medidas de seguridad que cumplir y que también deben ser consideradas previo a todo inicio de operación. Un ejemplo de esto es la red contra incendios o la señalización correcta de cada área con sus respectivas certificaciones.

Recursos humanos. Este es un área que requiere especial atención. Cuando hablamos de nivel de servicio visualizamos al personal como un reflejo de la calidad de ejecución de la operación. Un modelo operativo bien documentado, descrito con claridad, sometido a procesos de mejora continua y transmitido de forma efectiva al personal operativo, trae buenos resultados.

Durante una mudanza, es primordial conservar al personal clave que debería llegar al nuevo almacén. De igual forma, es determinante identificar la cantidad y perfil de las personas por contratar. El reclutamiento y la capacitación requieren tiempo. El nuevo destino podría ser un ambiente muy competitivo en cuestión de salarios; es necesario un análisis previo de la zona destino que resulte en una alta rotación del personal y todos los efectos negativos que conlleva.

Tecnología de la información. Actualmente, toda operación de clase mundial tiene como columna vertebral a herramientas informáticas adaptadas a sus necesidades

4. Infraestructura de datos. Esta se refiere a todo el cableado estructurado y elementos de interconexión necesarios para impresoras, repetidoras, handhelds, alarmas, servidores, etc. La migración de estos elementos está en función del modelo operativo definido. Es posible que algunos de estos equipos queden obsoletos, resultando en la adquisición de nuevos modelos que potencien la operación. Su funcionamiento podría demandar nuevas configuraciones y periodos de prueba a considerar durante la planeación.
5. Sistemas de gestión de la información. La migración de los sistemas de gestión de almacenes debe ser catalogada como una parte crítica del proceso de mudanza. En ocasiones, su traslado implica nuevos desarrollos para optimizar la operación, organigramas de perfiles bien detallados, pruebas exhaustivas de todas y cada una de las funcionalidades descritas en el modelo operativo, manuales de funcionamiento claros, capacitaciones efectivas al staff apoyadas de un proceso de onboarding oportuno (sin olvidar la implementación de una buena estrategia de change management). Finalmente, la complejidad de una migración de los sistemas de gestión varía en función de las nuevas funcionalidades reflejadas en el modelo operativo, si éste requiere nuevas interfaces o si el WMS será uno distinto al actual

Seguimiento al proceso de mudanza. A través de todo el documento se ha hecho énfasis en el proceso de planeación, el cual deberá ser monitoreado en todo momento para identificar dificultades y poder anticiparse a ellas.

Sin duda, la experiencia del equipo implementador puede reducir la complejidad a través de soluciones oportunas, de planes alternos cuando alguna tarea no resulta acorde al programa y de la coordinación de todas y cada una de las diferentes áreas involucradas de esta ardua tarea.

Adicionalmente, otras responsabilidades de este equipo son la supervisión férrea del presupuesto, la calidad de toda la infraestructura implementada (tanto física como de sistemas informáticos) y el cumplimiento en tiempo; aspectos que serán los ejes sobre los cuales sabremos del éxito alcanzado al final del proyecto.

Para más información: lira@miebach.com, latam@miebach.com

Por Hugo Lira, Consultor Sr. de Miebach Consulting México para webpicking.com, marzo 2019