Planeamiento Integrado de Ventas y Operaciones (Sales & Operations Planning): Sus razones de negocio y las claves de su éxito. Por Susana Frutos, Especialista en implementación de S&OP / IBP
A pesar de la evolución de los sistemas integrados, que ayudan a las empresas trabajar ordenadamente, los niveles de servicio permanecen en muchos casos por debajo de los objetivos, hay excesos de inventarios de alto valor y faltantes de otros necesarios, problema de flujos de caja, productividad y rentabilidad. ¿Qué es lo que pasa?
Un largo camino se ha recorrido desde los años 90 con la integración de los procesos administrativos y operativos en un único sistema ERP- Enterprise Resource Planning.
Los sistemas integrados ayudan a las empresas trabajar ordenadamente y ponen en marcha los principios de gestión en Ciclo Cerrado-“Closed loop”.
En la gestión en Ciclo Cerrado todas las áreas operativas planifican, ejecutan, controlan y retroalimentan la operación con bases de datos únicas integradas que constituyen entonces una fuente de análisis e información de gestión de indiscutible valor. Por lo tanto existen implícitamente importantes controles internos: no se reciben insumos que no tengan una orden de compra, no se compran insumos o servicios productivos no relacionados con un plan de producción, no se produce algo que no esté en un Plan maestro, no se consumen insumos que no estén en la lista de materiales. En principio, los niveles de inventario deberían estar bajo control y así fue durante varias décadas.
Sin embargo, la realidad de los últimos años nos muestran otros resultados: niveles de servicios a los clientes por debajo de los objetivos, excesos de inventarios de alto valor y faltantes de otros necesarios, Problema de flujos de caja, productividad y rentabilidad.
¿Qué está pasando? ¿Qué está faltando?
Una verdadera integración entre las áreas en sus procesos de planeamiento a mediano plazo donde se gestionan dos fenómenos que se entrecruzan:
- Alta frecuencia de cambio de la demanda: los cambios han aumentado su frecuencia de aparición y su amplitud por la necesidad de incorporar nuevos productos, la aparición de nuevos competidores, cambios económicos y regulaciones. Se agrava esta situación en contextos recesivos o en industrias con demanda de alta variabilidad y bajos niveles de producción.
- Los plazos de producción y compras no han disminuido en la misma medida que la ha aumentado los cambios en la demanda.
Si el problema no se encara: “se compra para un plan y se intenta fabricar otro” con el consecuente resultado de alta incertidumbre, faltantes y excesos simultáneos.
La respuesta a esta encrucijada la da el Proceso de Planificación Integrada de Ventas y Operaciones, S&OP cuyos objetivos se describen en el recuadro.
Desde el punto de vista del Modelo de Planificación, las características fundamentales de S&OP que diferencian a este proceso de los tradicionales de Planificación incluyen:
Por un lado, la incorporación de un amplio conjunto de técnicas de logísticas avanzadas y sincronizadas para gestionar la incertidumbre que incluyen entre otras a:
- El análisis de las familias de venta, de producción y de compra apropiadas para los distintos niveles de agregación necesarios.
- La definición o confirmación de los niveles de servicios y stocks de seguridad competitivos
- La confirmación de las estrategias de producción adecuadas por planta por productividad, costos e inversión.
- El análisis de los plazos actuales, posibilidades de flexibilidad de proveedores, formas de entrega, etc.
Por otro lado, reuniones mensuales de los responsables de las áreas involucradas incorporando la mayor experiencia de la empresa para delinear las soluciones de negocio. Las reuniones mensuales de los responsables combinadas sinérgicamente con información confiable y oportuna sobre planes y cumplimientos acotan significativamente las situaciones de conflicto.
Adicionalmente, aquellas empresas que han sido exitosas implementado S&OP reconocen la importancia de establecer roles y responsabilidades claros bajo el apoyo de la Dirección para asegurar un clima de confianza mutua, punto de partida indispensable para un verdadero trabajo en equipo en donde no solo se resolverán las excepciones a los planes sino también se descubrirán en conjunto mejoras innovadoras dando lugar a un circulo beneficioso.
La implementación de S&OP / IBP (IBP, Integrated Business Planning, incorpora en S&OP la modelización de distintos escenarios de planificación y su correspondientes contribuciones marginales), es en definitiva, en menor o mayor medida, un cambio cultural.
Planificación Integrada de Ventas y Operaciones (S&OP) es un proceso gerencial mensual cuyos objetivos son:
• Balancear los Planes de Ventas y Producción para acordar el nivel de inventarios de producto terminado en base a objetivos de niveles de servicio, crecimiento, costos e inversión.
• Definir métodos de trabajo para gestionar la incertidumbre del pronóstico y los problemas de cumplimiento de proveedores.
• Agilizar y optimizar el análisis de alternativas y las decisiones ante cambios de la demanda o escenarios económicos integrando equipos de trabajo experimentados con información confiable y oportuna.
Este es el segundo capítulo de una serie de artículos sobre S&OP. En los próximos artículos se tratarán trataremos más en detalle el impacto de los sistemas, el efecto de la regionalización o globalización y las estrategias de implementación más extendidas y exitosas.
Ing. Susana Frutos
Socia de D&CP Advisory, empresa de consultoría dedicada a mejora de procesos y sistemas de Supply Chain Management. Especialista en implementación de S&OP / IBP con más de 30 años liderando proyectos en empresas internacionales de consultoría y sistemas.
Profesora del Postgrado de Logística Integrada y de Planificación de Ventas y Operaciones en ITBA, Instituto Tecnológico Buenos Aires. Profesora de Tecnología de la Información en la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Austral.
Por lo tanto el proceso de implementación requiere una estrategia o enfoque especial en cada caso, Es imprescindible entender el punto de partida para establecer los ejes de trabajo, la participación de los distintos sectores y la fijación de hitos intermedios. No es una implementación con una metodología estándar. Es un proceso iterativo de implementación de soluciones de negocio.
Realizado por Susana Frutos para Webpicking.com en mayo 2013
