Implementación de un WMS en un operador logístico. El caso de Tecsys y Express Distributors Panamá. Entrevista a Jorge Alzate, consultor y gerente de Proyecto de Tecsys Latin American.
Express Distributors, compañía que brinda soluciones logísticas en Panamá, implementó la solución WMS de Tecsys Latin America.Esto les permitió una mayor integración con sus clientes y la obtención en tiempo real de información para operar eficientemente y sostener un inventario sincronizado en su centro de distribución.
La implementación de un WMS en Express Distributors
En el 2010, Express Distributors implementó el WMS de Tecsys por vía web, en la versión 7.04, para su centro de distribución de Colón, ubicado en el Manzanillo International Terminal (MIT). Necesitaba una integración con sus clientes e información en tiempo real sobre lo que estaba ocurriendo en el centro de distribución.
Sin dudas que los grandes avances que tiene la implementación de un Warehousing Management System (WMS), son la información en tiempo real, mejor medición de los usuarios y un inventario sincronizado. Mucho de lo que ganaron en Express Distributors fue también fue gracias a que el WMS permitió darle información a sus clientes en formatos que estos podían entender.
Uno sus principales retos fue la organización de su bodega por tipo de mercancía. El almacenamiento que tenían era un poco caótico, pero WMS les ayudó a establecer reglas y, después, ordenaron el inventario con características muy particulares para hacer una mejor recolección del picking. También les ayudó al momento del reabastecimiento, dado que les permite mantener completas solo las ubicaciones que son necesarias, es decir, las que tienen demandas para pedidos de despacho, y, si eventualmente no tienen suficiente volumen para despacho, reportar o generar más acciones de reabastecimiento para llenar todas las ubicaciones. Es como la eficiencia del reabastecimiento.
Antes dependían mucho de la memoria de sus usuarios y de sus operarios de saber donde habían dejado los productos, para poder surtir los pedidos. Ahora, como tienen la trazabilidad a nivel de ubicación de cada cosa, el WMS los dirige y van directamente al punto donde hay inventarios.
¿Tenían otro software antes de implementar el WMS?
Ellos tienen un ERP. Como casi todos, tiene un modelo básico de warehousing que no llega al nivel de las ubicaciones, pero sí puede generar un listado de necesidades, una lista de picking. Por ello dependían mucho de la memoria y de la expertise de los usuarios. Siempre terminaban con inventario faltante que había que buscarlo, tenían que correr el despacho y esto ampliaba el ciclo de la orden. Era muy compleja la operación, en tanto dependían de los usuarios. Le entregabas un pedido a una sola persona y hasta que esa persona no devolviera todo el listado no te dabas cuenta de lo que faltaba y de los eventos que se van produciendo a medida que se hace la recolección de la orden. Ahora, ese mismo pedido lo atienden tres o cuatro personas sin ningún problema y se hace un chequeo previo, una preparación para el despacho. De esta manera, ganas en velocidad: el ciclo de la orden se disminuye al tener varias personas acatando una misma orden.
El WMS los ordenó y les mostró las deficiencias que tenían, ¿es así?
Es correcto. Las ineficiencias creo que fueron el detonante para decir: “Vamos a montar un WMS”, empujado por lo que sus clientes percibían. A partir de allí, comenzaron con una mejor medición de los usuarios y de la operación. Ellos ganaron mucho y en tiempo real.
Para el análisis de datos del WMS utilizaron el Cognos de IBM, que está embebido. Ellos tomaron un curso de Cognos y pueden hacer ahora cualquier reporte que requieran, a partir del WMS. Tienen un mar de información en tiempo real y mirando dos o tres reportes prefabricados pueden saber el estado de todos los pedidos que tienen en la bodega.
Además, se han creado portales para que la gente visualice la información que necesita ver, como la necesita ver y sin tener que bajar archivos a Excel para procesarlos y entender la información. Ganaron en visibilidad.
¿Cuánto tiempo lleva la implementación?
La primera fase, que estuvo vinculada a L’Oréal, el primer cliente, inició el primero de enero de 2010. Desde entonces, han seguido las implementaciones de otras cuentas. La segunda fue Sodepack, luego Global Brands y Maxell. Ya van seis o siete cuentas implementadas por cuenta de ellos, pues ya hacen los trabajos solos.
Uno de los éxitos del proyecto fue que pudimos formar dentro del cliente un equipo de trabajo altamente competitivo. Conocen tan bien el software que ellos mismos hacen sus implementaciones posteriores. Nosotros aparecemos dos o tres semanas en el proyecto, solamente para validar su configuración. Tienen un equipo profesional muy bueno, al cual se le ha dado toda la información y lo hemos capacitado de tal manera que fuese autónomo en su soporte.
Una vez concluidas estas instalaciones, ¿cuál es el paso siguiente para seguir trabajando con esta reingeniería?
En este momento estamos evaluando con ellos la posibilidad de liberar una nueva versión para el aprovechamiento de funcionalidades que ya vienen incluidas dentro de esa plataforma. Todavía no la hemos decidido.
Recién acabamos de implementar el centro de distribución de Motta y todavía están los usuarios atendiendo las cosas. Todo este aprendizaje, todo este cumulo de experiencias en Express permitió que ellos también, con una mínima participación, pudieran implementar el centro de distribución en la ciudad de Colon, donde arrancamos el 14 de enero de este año.
Hubo preparación para este evento y superó las expectativas.
¿Cómo impactó la implementación en el personal de la compañía?
El capital humano que tiene Express pudo conservarse dentro de la empresa. Una implementación de WMS implica preparar gente de una manera intensa, pero poco después de finalizado el proyecto estas personas se van porque es un recurso muy solicitado. Este negocio específicamente ha logrado mantener cautivo ese conocimiento. Todavía tienen los usuarios que están desde el inicio del proyecto, desde hace dos o tres años, y eso es lo que le permite ser tan exitoso en sus salidas. Ya tiene equipo de consultoría conformado internamente.
Express Distributors
Express Distributors es un operador logístico situado en la Zona Libre de Colón en Panamá. Fue creada en el año 1978 como subsidiaria del Grupo Motta. Se encarga de la recepción, el almacenamiento y la distribución, a nivel de América Latina vía aérea, marítima y terrestre, de todos los productos de sus clientes. Tiene cuentas como L’Oréal (maquillaje), Antonio Puig (perfumería), Maxell (baterías) y Global Brands (licores), entre otras.
Para más información sobre Express Distributors: www.expressdistributors.com
Tecsys Latin America
Es proveedor de WMS y soluciones de software para la cadena de abastecimiento para América Latina y El Caribe. Cuenta con oficinas en Miami, Caracas, Bogotá y Santiago de Chile.
TLA comenzó su práctica en la implementación WMS hace 10 años y hasta la fecha ha completado 160 implementaciones en más de 15 países en la región. Se ha concentrado en la implementación de soluciones en las áreas de logística, distribución, almacenamiento y transporte. Sus clientes son distribuidores, operadores logísticos (3PLs), minoristas y fabricantes.
Para más información sobre Tecsys Latin America: www.tecsyslatinamerica.com
Hablemos de Logística
Escuche la entrevista realizada en el programa radial Hablemos de Logística, que se transmite por Radio Palermo, FM 94.7 de Buenos Aires, los martes a las 17.00, o bien en vivo o diferido vía web en www.hablemosdelogistica.com
Realizado por Webpicking.com en mayo 2013
