Lean Assessment: una herramienta de diagnóstico estratégico.

Lean Assessment, es una herramienta poderosa de alineamiento organizativo, si se canalizan de la forma correcta, y pueden no serlo, si no se realizan con un enfoque adaptado a la realidad y nivel de madurez de la empresa. En este artículo preparado por la Unidad de Consultoría, Área de Conocimiento Lean de Global Lean, se desarrolla una guía de factores a tener en cuenta para una implementación exitosa.

¿Qué es y para qué sirve un Lean Assessment?

Muchas empresas han emprendido ya el camino de la mejora continua. De implantar herramientas y metodología Lean para contribuir a establecer bases de competitividad sostenibles y que puedan perdurar en el tiempo. Sin embargo, algunas de estas empresas han comenzado el despliegue mirando solo la producción, otras de manera empírica y otras con mucho ánimo y poca técnica.

Conocer en qué grado y con efectividad estamos enfrentando la implantación del Lean en la empresa, es algo que no debemos dejar pasar Si su organización no sabe exactamente en qué situación se encuentra respecto al Plan de Implantación Lean que ha definido, ¿cómo puede saber entonces si su organización se encuentra en la dirección correcta? El objetivo de una implantación Lean no debe ser otra que la tener clientes satisfechos, ser eficiente y ser rentable, a través del cambio organizativo.

De la misma manera que cuando una persona se encuentra enferma, va al médico a realizarse un chequeo, las implantaciones Lean deben partir de un diagnóstico para poder determinar el tratamiento o plan de acción a seguir. Una empresa necesita un diagnóstico cuando no alcanza los resultados deseados o simplemente, cuando quiere asegurar que toma el rumbo adecuado, asegurando el crecimiento y el futuro.

Entonces… ¿Por qué la auditoria de Diagnóstico Lean o Lean Assessment? Un Lean Assessment es una herramienta de diagnóstico estratégico que proporciona a las organizaciones:

Es una empresa especializada en Consultoría, formación, asesoramiento e implantación de mejora de procesos en la Cadena de Suministro mediante herramientas de mejora continua. Cuenta con profesionales con más de 20 años de experiencia dedicados a fomentar el desarrollo competitivo en la empresa y principalmente a la mejora de procesos estratégicos y operativos de la Cadena de Suministro, mediante herramientas de mejora continua, aportando competitividad, ahorro de costes e incremento de los estándares de calidad. Ofrece soluciones globales que van desde el diseño hasta la implantación de dichas mejoras. Con sedes en Madrid, Barcelona y Sevilla para ofrecer mayor cobertura y alta disponibilidad a nivel nacional en todos los servicios y productos que ofrece.

Más información: http://www.globallean.net/

Una radiografía objetiva y fiel, desde la visión del Lean, de la situación en la que se encuentra la empresa, unidad de negocio o centro de trabajo evaluado, en relación al proceso de mejora, cambio empresarial y objetivos estratégicos. Este Assessment se desarrolla en relación a 5 grandes áreas:

el liderazgo directivo.
el alineamiento con los objetivos estratégicos.
el desarrollo del cambio cultural organizativo.
la utilización de herramientas de mejora continua.
y el compromiso de los empleados.

La valoración del rendimiento actual de esas 5 áreas, es comparado contra una situación ideal o futura, Benchmarking que la empresa, unidad de negocio o centro de trabajo evaluado desea alcanzar. Es decir, sugiere la posición ideal deseada y muestra cuál debería ser la su posición ideal.
Por último, un Lean Assessment debe proporcionar un conjunto de acciones de mejora a implantar con una hoja de ruta clara, adaptadas a la realidad y al nivel de madurez lean en que se encuentre la empresa, unidad de negocio o centro de trabajo analizado, para poder alcanzarla. El Plan de Acción será consecuencia de una desviación respecto de los objetivos iniciales o como parte del camino trazado. Por lo tanto, una evaluación proporciona el enfoque para la mejora, indica a la Dirección las áreas concretas donde se debe poner el foco, y debe crear una motivación deseo positiva en toda la organización, hacia cómo continuar el camino.

¿Cuáles son los riesgos a tener en cuenta para realizar un Lean Assessment?

Lean Assessment, es una herramienta poderosa de alineamiento organizativo, si se canalizan de la forma correcta, y pueden no serlo, si no se realizan con un enfoque adaptado a la realidad y nivel de madurez de la empresa.
Los principales riesgos que una empresa debe valorar a la hora de realizar un Lean Assessment son:

¿Quién debe realizar el Assessment?.

Los Assessment se suelen realizar a través de entrevistas y visitas de campo, las cuales comúnmente son realizadas por una empresa externa o a través de autoevaluaciones realizadas por las propias unidades de negocio.

La primera decisión a tomar es ¿quién va a realizar el Assessment?, ¿hacemos nosotros la valoración o buscamos en el mercado un socio especializado?.

Las autoevaluaciones pueden presentar riesgos, no nos proporcionan una medida real de la eficiencia y la eficacia empresarial. A ser el personal propio el que debe valorar su desempeño desde las 5 perspectivas o áreas, existe un interés personal en el resultado de dichas evaluaciones. Al no disponer de una valoración objetiva, las puntuaciones pueden ser mayores y los planes de acción no recogerán la totalidad de las mejoras necesarias para favorecer el desarrollo del alineamiento estratégico necesario, el liderazgo directivo, el compromiso de los empleados, la utilización de herramientas de mejora continua, el trabajo en equipo y del desarrollo del cambio cultural organizativo.

La vinculación de una empresa especializada siempre puede aportar un punto de vista independiente, imparcial y objetivo sobre la valoración del nivel de madurez de Lean en la que se encuentra la compañía, la unidad de negocio o el centro de trabajo analizado. Además, estos cuentan con la experiencia en otras empresas y sus profesionales están acreditados y acostumbrados a realizar este tipo de proyectos.

El nivel de detalle al que se debe realizar el Lean Assessment y el modelo a utilizar

El nivel de detalle al que se debe realizar el Lean Assessment y cuál debe ser la metodología a utilizar, son factores claves que deben ser establecidos, con anterioridad al diagnóstico. Cada empresa deberá seleccionar el modelo que mejor se adapte a sus intereses y a su nivel de madurez. Los Assessment, suelen combinar una valoración de aspectos cualitativos, producto de las entrevistas y de los Gemba Walk (observación de los puestos de trabajo, los procesos, procedimientos, etc) realizados con los equipos, en las diferentes áreas que sean analizadas, con otros cuantitativos.

Las evaluaciones se pueden realizar sobre cuestionarios de preguntas, previamente definidos, de una valoración simple SI/NO o a través de cuestionarios de preguntas de valoración más amplia, con un rango de madurez de 1 a 5. Donde 1 es el nivel inferior y 5 es el nivel de excelencia.

Los cuestionarios de preguntas y las valoraciones de las visitas de campo están dirigidas a valorar 5 grandes áreas:

el liderazgo directivo.
el alineamiento con los objetivos estratégicos.
el desarrollo del cambio cultural organizativo.
la utilización de herramientas de mejora continua.
y el compromiso de los empleados

Independiente del modelo que se elija, lo más importante es involucrar a las personas que realmente trabajan en la unidad que se está evaluando. El aprendizaje que ocurre en el proceso de evaluación es mucho más útil que el propio resultado. Para empresas con múltiples centros de trabajo es más interesante diferenciar el enfoque a utilizar, segmentando los centros en función de los diferentes niveles de madurez. En GlobalLean, creemos que es necesaria esta diferenciación. Para las áreas que apenas han comenzado el largo camino Lean, las evaluaciones pueden resultar demasiado duras e incluso desalentadoras cuando los resultados (puntuaciones) son pobres. Los Assessment suelen resultar de gran ayuda para los centros que se encuentran en un nivel de desarrollo y madurez Lean mayor.

Selección de la herramienta adecuada

Para realizar un buen Lean Assessment es necesario contar con la herramienta adecuada. La herramienta de evaluación Lean debe medir todos aquellos elementos claves del negocio y cubrir la totalidad de las áreas que se deben evaluar, adaptándolas a la realidad y nivel de madurez de la empresa, asegurando que se realiza de una manera consistente y con una calidad excelente que le permitirá centrarse en el aumento de la entrega de valor y con el objetivo claro de materializar la estrategia.

La herramienta de evaluación debe estar perfectamente alineada a los objetivos estratégicos de la compañía, ya que se está evaluando la capacidad de la organización para lograr estos objetivos a través de la aplicación de la mejora continua. Los resultados, deben ser capaces de concluir los focos dónde se deben orientar los esfuerzos para ofrecer un valor más eficiente y eficaz a la organización.

Es necesario que la empresa que desarrolla el Assessment, disponga de una herramienta estándar de valoración y que haya sido testeada anteriormente. La Selección precisa de las variable de evaluación y la creación de una matriz de competencias objetivas por partes de los evaluadores, dará al resultado consistencia. Muchas de las bondades del Lean se encuentra en el manejo de las personas y su capacidad de hacer de la mejora continua y la resolución de problemas una rutina, es hace que las valoraciones tiendan a ser subjetivas, pero trabajar basado en una matriz de decisión estaremos mucho más cercanos a una valoración real, que si dejamos las puntuaciones a una visión subjetiva.
Si no se realiza el Assessment con una herramienta estandarizada, la evaluación no será fiable. Es recomendable siempre que la herramienta sea aplicada por personas expertas y con experiencia, de manera de asegurar que los resultados sean consistentemente.

“Es importante recordar que estos instrumentos de evaluación son aplicados por personas, y las resultados que dan para cada área que se está evaluando, dependerán no sólo de los criterios de evaluación, sino der la capacidad de la persona para evaluar con precisión.”
Esto no reduce significativamente el número de herramientas que están disponibles en el mercado.

Hay que implantar las mejoras resultantes del Lean Assessment.

Y si las mejoras identificadas, producto de las evaluaciones, no se implantan más tarde, el esfuerzo dedicado en el diseño, realización y evaluación no habrán servido de nada. Los Lean Assessment deben motivar a tomar decisiones e implementar acciones, que deben ser correctamente analizadas antes de ser implantarlas. Si las acciones de mejora a implantar no están cuidadosamente diseñadas pueden conducir a decisiones equivocadas, que alejen del objetivo que se persigue.
Por lo tanto, hay que tener cuidado a la hora de obtener una buena valoración y vincular estas con bonos e incentivos adicionales. Sólo se deben celebrar las mejoras reales en el rendimiento operativo, que se derivan de la implantación correcta de las acciones de mejora.

¿Cuál es el Valor diferencial para desarrollar un buen Assessment?

El valor diferencial se resume en los siguientes criterios:

Elegir una empresa reconocida en el mercado, que acompañe en el apasionante camino de la mejora y cambio empresarial a través de la implantación de modelos de mejora continua.
Aplicar herramientas de evaluación, que se encuentren alineadas a los diferentes niveles de madurez en los que se pueda encontrar su organización, así como a los distintos sectores de actividad.
Que las herramientas están probadas y estandarizadas, con el aval de múltiples organizaciones en diversos sectores.
Que la herramienta se han desarrollado con la aportación de profesionales con certificados en los modelos de mejora continua Lean, Six Sigma y SCOR, con más experiencia en diferentes ámbitos de la Cadena de Suministro.
Que el Assessment sea soportado por un informe de evaluación con un plan de implantación adaptado a la estrategia de la empresa y a las necesidades que requiera en función del nivel de madurez que se encuentre.
Si se considera oportuno, que la empresa o personas que realicen el assessment puedan acompañar en la implantación del plan de acción de las mejoras identificadas.