Jorge Andrés Maya, especialista y Consultor en Planeación de la Demanda y Supply Chain del Ecuador, habla sobre Supply Chain Planning y cómo se comete un error silencioso en muchas empresas donde todavía se ve al planificador como alguien que “saca reportes”, “acomoda pedidos” o “apaga incendios”. Reflexiona que el problema es que esa visión le cuesta a la empresa miles (o millones) en ineficiencia. Describe a todos los actores del planeamiento a lo largo de la cadena de abastecimiento.

¿Cuál es su experiencia en Ecuador?

Llevo alrededor de diez años trabajando en diferentes áreas de la cadena de suministro. Actualmente soy responsable de Planeación de la Demanda y Abastecimiento para una de las compañías más grandes del sector salud en Ecuador. Además, brindo consultorías y charlas en logística y cadena de abastecimiento, orientadas a potenciar la gestión de pequeñas y medianas empresas, ayudándolas a mejorar su competitividad.

¿Por qué es tan importante la supply chain y cuáles son los errores más comunes?

Antes de hablar de planeación de la demanda, me gustaría comenzar por definir qué es una cadena de abastecimiento o supply chain. No podemos hablar de planificación sin entender el concepto general.

Podemos decir, de forma sencilla, que la cadena de suministro es el recorrido de un producto desde que es materia prima hasta que llega al cliente final. Un ejemplo simple es el café: comienza con el agricultor que cosecha el grano, luego pasa por el proceso de tostado, distribución a supermercados o cafeterías, y finalmente llega al consumidor. En ese camino intervienen distintos actores y áreas especializadas.

Es allí donde cobra relevancia la figura del planificador. Existen distintos roles: el Demand Planner, que analiza la demanda; el Supply Planner, que abastece en función de esa demanda proyectada; el Production Planner, en empresas productivas; y el responsable de control de inventarios o Material Planner, que monitorea rotación, vencimientos y niveles de stock.

Cada uno tiene una función específica. Sin embargo, en nuestra región todavía existe una percepción equivocada: muchas compañías consideran que la cadena de abastecimiento es la última rueda del coche. Es algo que se vive en el día a día y que muchos profesionales comparten.

¿Qué estadísticas dan cuenta de los desafíos en la región?

Según datos de la Association for Supply Chain Management (APICS), las empresas que no cuentan con equipos de planificación claramente definidos pueden tener hasta un 30% más de inventario inmovilizado, es decir, dinero detenido que genera pérdidas diarias. 

Por su parte, McKinsey & Company reporta que la falta de una estructura adecuada de planificación puede provocar pérdidas de entre el 5% y el 10% de los ingresos, además de quiebres de stock y bajo nivel de servicio. 

Y Gartner señala que las organizaciones con planificadores sobrecargados -que cumplen múltiples funciones a la vez- son 2,5 veces más propensas a sufrir retrasos en producción y distribución.

¿Cuáles son los problemas que enfrenta un planificador?

Aquí surge uno de los principales problemas: el planificador es visto como un “todólogo”. Se publican búsquedas de Demand Planner, pero luego el puesto incluye analizar demanda, abastecimiento, inventarios entre bodegas y, en algunos casos, planificación de producción. Esto termina generando sobrecarga y errores.

Cuando un planificador está desbordado, aparecen quiebres de stock, sobreinventarios, sobreestimaciones o subestimaciones. No se trata de falta de capacidades, sino muchas veces de falta de estructura, apoyo y recursos adecuados.

Además, al planificador se le exige “predecir el futuro”. Pero nadie tiene una bola de cristal. El trabajo se facilita cuando la compañía cuenta con información confiable y sistemas adecuados. Es fundamental partir de una buena base de datos históricos y de un sistema ERP -como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics- que permita obtener información precisa.

Con históricos sólidos, el Demand Planner puede aplicar métodos estadísticos -como media móvil o suavización exponencial- para analizar máximos, mínimos y variaciones según el giro del negocio.

¿Qué problemas identifica en el área de salud en la que trabaja?

En mi caso, trabajo en el área de salud, específicamente en diagnóstico de laboratorio: insumos médicos, equipos reactivos y controles destinados a hospitales públicos y privados. Se trata de productos sensibles, no de consumo masivo. Una mala decisión puede dejar desabastecido a un hospital o a un paciente crítico. Por eso es clave contar con datos precisos y análisis rigurosos.

Otro problema frecuente es la falta de forecast por parte del área comercial. El trabajo del planificador no puede basarse solo en históricos; necesita también información cualitativa del mercado. El área comercial aporta conocimiento directo del cliente: contratos futuros, incrementos proyectados, cambios en la demanda. Esa información no aparece en los números, pero es vital para ajustar el plan de demanda.

El Demand Planner combina entonces información cuantitativa y cualitativa para generar un plan de demanda. Ese plan pasa luego al Supply Planner, cuyo insumo principal es ese forecast.

El Supply Planner analiza inventario disponible en bodegas, productos próximos a vencer, inventario reservado o en cuarentena, y también lo que está en tránsito. Debe considerar tiempos de reposición según origen: importaciones desde China pueden demorar 90 días por vía marítima; desde Estados Unidos o Brasil, menos. Con esa información proyecta coberturas mes a mes y anticipa posibles quiebres.

En empresas productivas interviene además el Production Planner, que planifica materias primas, capacidad instalada, horas hombre y lotes de producción.

Finalmente, el control de inventarios monitorea el cumplimiento del forecast y define planes de acción si la venta real no coincide con lo proyectado. Si se estimaron 1.000 unidades y solo se vendieron 600, deben activarse promociones o estrategias comerciales para evitar sobrestock.

En el sector salud existe además el desafío de la logística inversa. Muchas veces hospitales públicos devuelven productos cercanos al vencimiento. Esto genera costos adicionales, incluso de incineración. Lo mismo ocurre en alimentos u otros sectores sensibles.

La planificación es, en esencia, un trabajo en equipo. Requiere alineación entre áreas comerciales, operaciones, finanzas y dirección general. Hoy se habla mucho de S&OP (Sales and Operations Planning). No es una herramienta ni un software, sino un proceso que siempre existió y que busca alinear la demanda del mercado con el abastecimiento y el inventario.

El objetivo del S&OP es simple: mantener equilibrados inventario y demanda. Cuando esa alineación existe, la empresa mejora su nivel de servicio, optimiza su capital de trabajo y se vuelve más competitiva.

Vea la entrevista a Jorge Andrés Maya, especialista y Consultor en Planeación de la Demanda y Supply Chain del Ecuador, en este enlace.