Desafíos para implementar un software integrado. El caso de éxito: Disprofarma-Oracle-. Presentación de Daniel Justribó, gerente de Preventas de Aplicaciones de Oracle Argentina, y de Adrián Díaz, gerente de TI de Disprofarma.

Desafíos para implementar un software integrado. El caso de éxito: Disprofarma-Oracle-. Presentación de Daniel Justribó, gerente de Preventas de Aplicaciones de Oracle Argentina, y de Adrián Díaz, gerente de TI de Disprofarma.

La distribuidora argentina de medicamentos Disprofarma logró optimizar el espacio en su depósito y mejorar sus procesos gracias a la implementación de Oracle Warehouse Management. Los principales desafíos fueron afrontar la versatilidad del negocio e integrar el WMS de Dsiprofarma al mundo World Class y los equipos tecnológicos. La presentación fue realizada durante el Encuentro Nacional de Logística de ARLOG en 2014.

Los equipos automáticos, los sistemas de pickeo, los drones y demás tecnología tienen que estar soportados por un software. Todos tenemos que manejar un WMS.

Nuestro primer desafío era integrar nuestro WMS al mundo World Class. Nuestro inventario y sistema de facturación tenían que estar integrados, no mediante interfaz como estamos acostumbrados.

Otro desafío que teníamos que saltar era la integración de equipos automáticos y que esto nos permitiera seguir creciendo. Tenemos dos equipos automáticos de pickeo.

Una dificultad que debe sortear Disprofarma y varias empresas logísticas es la variabilidad de pedidos. Amazon, por ejemplo, vende una o dos unidades por pedido. Pero nosotros vendemos desde cinco pallets multiproductos, que contienen 10 mil unidades, hasta una cajita. Nuestros sistemas de pickeo, de almacenamiento y de distribución tenían que soportar dos niveles de pedidos completamente distintos. Estos tienen que llegar el mismo día y a la misma hora, porque la persona está esperando esa unidad.

Asimismo, los medicamentos tienen un costo variable: algunos valen muy poco y otros, como los oncológicos son mucho más costosos.

Vemos también un tema de regulación. El sistema nacional de trazabilidad nos “obliga” a llevar el control de las cajitas. Cuando recibimos una del laboratorio y la vendemos a una droguería, tenemos que tener absoluta trazabilidad de esa unidad.

Teníamos que elegir un software que nos permitiera fácilmente aplicar esos controles, a un costo reducido, y que nos permitiera saber en qué momento y lugar cada unidad está dentro de mi almacén, no solo físicamente, sino también por software.

La flexibilidad operativa es otro aspecto a tener en cuenta: tenemos que ser rápidos y flexibles al momento de la operación. Si nos piden una caja pintada de verde en Jujuy tenemos que cumplir ese requerimiento.

Estos son los desafíos que tenían la Dirección y el Departamento de Sistemas de Disprofarma. Teníamos que buscar un software que nos ayudara a generar una sinergia.

Propiedades del negocio

1. Estacionalidad. Los medicamentos son estacionales. La demanda de cremas y antibióticos varía en invierno y en verano, por ejemplo.
2. Situación de demanda. Hay que atender pedidos chicos y grandes. Por caso: una droguería compra mucho más que una farmacia menos.
3. Tareas de valor agregado. No solamente hay que armar pedidos, sino que hay que armar cajitas de diferentes tamaños, packs de medicamentos que se venden en módulos, atender a números de serie y sistema nacional de trazabilidad.
4. Estado de los lotes. Para el mercado farmacéutico es muy importante el estado de los lotes y saber no solo qué medicamento se vendió, sino en qué lote estaba. Frente a cualquier inconveniente, es necesario tener una absoluta trazabilidad de los lotes y respetar el FEFO (por sus siglas en inglés, First Expired, First Out), que implica que lo que primero se recibe es lo primero que se vende.

El ciclo de producción dentro de la planta

En la actualidad, tenemos 1500 posiciones de frio, 4300 de ambiente controlado, donde están los medicamentos más sofisticados, y 36000 posiciones comunes. Las unidades almacenadas son alrededor de 32 millones.

El ciclo productivo es bastante estándar. La recepción, el almacenamiento y el reaprovisionamiento responden a las variabilidades de los pedidos y de los momentos.
Ingresan cerca de 11 pallets por mes al centro de distribución y alrededor de 500 por día. Cada uno de los que ingresa tiene que ser analizado, inspeccionado y almacenado, más allá del registro electrónico.

Tenemos un modelo de datos que permite definir las reglas de almacenamiento,

Una de las características que tenía que cumplir el software que usáramos para almacenamiento era que pudiéramos elegir en base a las características del producto, donde lo teníamos que almacenar, de acuerdo a la rotación y a otros factores, como por ejemplo, que hay productos que son reactivos y no pueden estar al lado de otros. El software debía ser manejado por la gente de logística, que son quienes administran el dentro de distribución y quienes ponen las reglas y las califican.

Realizamos 1300 tareas de picking por día, que representan 600 mil unidades. Llegamos a tener picos de un millón de unidades. El sistema de pickeo automático debía estar vinculado por una interfaz con el sistema WMS. Y el motor de reglas del pickeo también tenía que tener en cuenta esas restricciones como el hecho de que determinados productos no se pueden mezclar, ni en el almacenamiento ni en el pickeo.

Otra de nuestras necesidades era satisfacer el control de inventarios, conteos físicos y cíclicos, próximos vencimientos, etc.

El sistema tenía que integrarse con distintas herramientas. El Webpicking incrementa la velocidad de realización de las tareas en un 20%, en tanto libera al operario, quien puede tener las dos manos libres y no necesita utilizar un escáner, con el riesgo de que lo pierda.

Período de aplicación

La implementación del software requirió la adaptación del personal de tecnología y de logística, funcionalidades, reglas, modos de operación, sumado a otros factores. 

Además de cambiar el software, también cambiamos la planta, lo que hizo que el proceso fuera más largo. Empezamos en 2007. En 2010, la operación estaba completamente estabilizada.

Con el tiempo, se van realizando los cambios y se logra el objetivo: tener una planta completamente automatizada.  

Uno de los desafíos principales que afrontamos es la versatilidad. Hay muchas variables que tienen que ver con el constante crecimiento de clientes y de mercado, temas de distintos centros de distribución o plantas y proveedores. En tanto empresa, no tenemos la posibilidad de acotar muchas de esas variables, no tenemos chances de acotar lo que ocurra si el dólar alcanza un pico o si sucede un desastre en alguna región o lugar.

Pero hay muchas otras que podemos controlar. Podemos armar planes de contingencia para evitar que esas variables afecten nuestro servicio.

Se trata de desarrollar cadenas de valor en las empresas, para lo que hay que atender cuatro premisas principales:

• Optimizar la cadena de valor y tratar de reducir los costos operativos.

• Agilizar las cadenas, que implica pensar de qué manera estoy preparado para afrontar determinados cambios y de qué herramientas dispongo para tomar soluciones o acciones rápidamente.

• Colaborar con nuestros socios, proveedores y clientes e incorporarlos dentro de la red de la planificación.

• Las soluciones analíticas fueron confirmándose no solo como algo necesario, como el último eslabón en la implementación de soluciones de gestión. También se comprendió que son solo la parte de la solución que nos cuenta de qué manera estamos desarrollando nuestras actividades, sino que es necesario tener la inteligencia para que nos ayude y acompañe para seguir procesos.

Una cadena de valor impacta fuertemente en la disminución de nuestros stocks, en la mejora de la eficiencia del transporte, de los costos logísticos y de los niveles de servicio, lo que permite obtener mayores ventas, pagar buenos sueldos y compensar a nuestros accionistas y a los dueños de las empresas.

Benchmarks de mercado

Estoy acostumbrado a que muchas empresas saben lo que quieren pero tienen muy pocas herramientas para medir cómo están y cómo quieren avanzar y evolucionar. Disponemos de cierto benchamark de mercado, producto del resultado de las implementaciones donde puede verse que a partir de la implementación de la soluciones de cadena de valor, podemos lograr importantes producciones de costos y mejor aprovechamiento de nuestros stocks, cumpliendo mejor con los niveles de servicio. En definitiva, podemos estar más acorde con cada una de las variables y con cada uno de los temas que tenemos que resolver en el día a día.

¿En qué se basa esto? En los cuatros pilares mencionados. En el hecho de contar con procesos y con sistemas que habiliten con sus funcionalidades esos procesos. Es importante contar con arquitecturas y con sistemas con dinámicas que puedan ir cambiando, no solamente pensando en nuestros proveedores y clientes, sino también en nuestra gente, capacitándolos, y actuando para que vayan adoptando determinados cambios culturales.

Que hacen las empresas tecnológicas con el tema de drones o con anteojos inteligentes, etc? Las vemos como ciencia ficción y están a la vuelta de la esquina. Ya hay muchas empresas dentro del mercado que estamos desarrollando soluciones que se están implementando como temas experimentales en distintos países.

Disprofarma S.A.

Distribuye anualmente más de 180 millones de unidades de medicamentos a toda la Argentina. De este mercado farmacéutico que anualmente factura más de 600 millones de unidades, Disprofarma distribuye una importante cantidad de laboratorios cuya venta representa en valores el 32%, brindando soluciones integrales para la Industria farmacéutica en materia de almacenamiento, venta, facturación, distribución y cobranza, permitiéndole al laboratorio enfocarse en lo central de su negocio.

Diariamente los clientes realizan sus pedidos de compra -30.000 pedidos/mes con 4.500 items – a través de internet (Club-D). La preparación se realiza combinando tecnología de código de barras y sistemas automáticos de preparación. Esta tecnología y volúmenes de operación le permiten a Disprofarma ofrecer a un costo razonable un servicio eficiente bajo estricto cumplimiento de normas de calidad internacionales.

Más información en http://www.disprofarma.com.ar/

Oracle

Empresa global de ingeniería en Tecnologías de la Información, que busca el máximo rendimiento y eficiencia en la complejidad de la TI, permitiendo a más de 400.000 clientes en los más de 145 acelerar la innovación y ofrecer las mejores prácticas y experiencias a sus clientes.

Más información en http://www.oracle.com/

Adrián Díaz

Es profesional de IT, con más de 20 años de experiencia en empresas de clase mundial. Ha liderado proyectos de desarrollo de sistemas logísticos/comerciales, manutención e implementación de ERP Oracle, principalmente eBusiness Suite. Asimismo, tiene una amplia experiencia en integración de plataformas para apalancar decisiones de negocio. Actualmente, se desempeña como gerente de TI de Disprofarma.

Daniel Justribó

Es Ingeniero Mecánico, egresado de la Facultad Regional Haedo de la Universidad Tecnológica Nacional. Realizó cursos de posgrado en Gestión Total de la Calidad en la Facultad Regional Haedo de la Universidad Tecnológica Nacional y en Escuelas de Negocios de IESE, ISE, IPADE e INCAE.
Se desempeña como gerente y director de Proyectos en el área de Consultoría de Oracle Argentina y está a cargo de la coordinación de recursos de implementación de Soluciones de Planta en diversas empresas de en Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Perú y Puerto Rico. Asimismo, como gerente de Preventas de Aplicaciones en Oracle Argentina ha participado en el diseño de soluciones para Grupo Peñaflor, Newsan, Arcor, Sancor, Adecoagro, Aguas Danone Argentina, entre otros.

Justribó también ha dedicado tiempo a la docencia y ha dictado cursos y conferencias en Argentina, Chile, Paraguay, Bolivia, Uruguay, Peru, Colombia, Puerto Rico, Costa Rica y Estados Unidos.

Realizado por webpicking.com en diciembre 2014