Para muchas personas el orden es sinónimo de paz mental, sin embargo, para otras no es un tema al que no le dan tanta importancia.
Lo cierto es que hay estudios que avalan que mantener lugares de trabajo ordenados y con espacios determinados para cada objeto aumenta la productividad y nos convierte en personas más eficientes.
Al hablar de orden vamos más allá de lo estético, sino que también es un tema mental de saber dónde está cada herramienta sea física o virtual como así también poder localizar archivos, carpetas o el recurso que necesitemos sin perder tiempo en la búsqueda.
Aquí desarrollaremos algunas estrategias variadas que nos ayudarán a transformar nuestros lugares de trabajo que van desde la utilización de dispositivos todo en uno a la implementación de estanterías verticales, pero todas tienen en común el objetivo de aumentar la eficiencia y mejorar la disposición del espacio no solo desde la perspectiva estética, sino también para que sean nuestros perfectos aliados en incrementar la productividad.
¿Qué es la optimización de un espacio?
Al referirnos a optimización hacemos referencia al proceso y método que escogeremos para diseñar y organizar el entorno laboral para que sea capaz de asistirnos en las tareas diarias de forma eficiente y brindando bienestar.
Esto implica ver y pensar en el espacio como un todo, desde cómo disponer los muebles a evaluar la iluminación y la climatización.
En este sentido, hablamos de una estrategia en la que tendremos en cuenta tanto los requerimientos físicos como también las necesidades psicológicas de las personas que lo habitaremos para lograr así crear un clima de trabajo favorable y en definitiva más productivo.
Los espacios cuando están bien diseñados pueden influir en el estado de ánimo de las personas que los ocupan, pero para que este impacto sea positivo hay que tener en cuenta varios factores, sin dudas la funcionalidad de cada elemento hará un enorme aporte, pero también lo hará cada elemento que coloquemos, como por ejemplo los dispositivos informáticos.
Por eso, mantener un tratamiento integral del espacio y su optimización se traducirá en un ambiente laboral que contribuya en la productividad, pero en un clima de armonía.
¿Cómo se optimiza un espacio de trabajo?
Muchas veces caemos en situaciones donde le dedicamos días enteros a ordenar y luego a medida que pasa el tiempo el orden se va diluyendo y nos encontramos en la misma condición en la que arrancamos.
Para que eso no suceda y podamos mantener la oficina ordenada en el largo plazo, lo más recomendable es establecer sistemas de organización comunes a todo el equipo para que el orden no dependa de cada persona, sino del grupo y sea un método simple de realizar.
Las rutinas y la estandarización son siempre grandes aliadas en este desafío como así también la constancia, cualidades que nos llevarán al puerto que deseamos de implementar la organización como forma de trabajo.
Sin más, veamos algunas ideas para optimizar esos ambientes en los que pasamos tantas horas de nuestras vidas para hacerlos más lindos, más funcionales y en el conjunto disfrutables.
Organización vertical: aprovechar los espacios aéreos que ofrece la oficina
Todos estamos de acuerdo que el orden es esencial para un espacio laboral y sobre todo si es compartido, por eso la implementación de estantes o estanterías verticales puede ser una perfecta solución para aquellos lugares que no son lo suficientemente espaciosos desde la perspectiva horizontal.
Dar correcto uso a la altura del ambiente nos permitirá despejar lugares valiosos que pueden contribuir en mejorar la circulación del área, en optimizar el orden y el acceso a documentos o materiales y hasta crear islas de trabajo.
Este tipo de optimización también puede mejorar la visual del espacio logrando que parezca un ambiente más amplio y ordenado, lo que sin dudas impactará positivamente en el bienestar de las personas y en consecuencia aumentará su productividad.
Delimitar zonas de almacenaje específicas
Cuando hablamos de ordenar u organizar no solo nos referimos a documentos sino también a todo lo que encontramos en una oficina, desde artículos de librería a productos de limpieza.
Por eso la importancia de delimitar zonas específicas para cada cosa es fundamental para bajar un mensaje claro a las personas que compartimos el espacio y también para reducir las demoras en la búsqueda ya que constituyen tiempos perdidos que podríamos utilizar para ser más productivos.
Siguiendo esta lógica es fundamental para que sea efectivo que cada zona esté relacionada con las tareas o áreas que la circundan, por ejemplo, que delimitemos la zona de guardado de los insumos de impresión cerca de donde se encuentran instaladas las impresoras y que todo esté debidamente rotulado evitando el desplazamiento innecesario y la pérdida de tiempo en la búsqueda de los mismos.
Esta manera de organizar y distribuir zonas no solo reduce los momentos improductivos, sino que también aporta información y comodidad a los usuarios lo que resulta es una importante baja del estrés que contribuye a generar bienestar y en consecuencia fomenta un clima amigable y placentero.
En resumen, delimitar zonas específicas de almacenamiento colabora en minimizar el desorden y les quita a los empleados una carga mental innecesaria que les permite concentrarse mejor en su labor.
Muebles y herramientas multifuncionales: instrumentos versátiles y compactos
En la modernidad uno de los mayores problemas es el espacio, por eso optar por un mobiliario multifuncional puede ser una excelente solución a esta problemática sin renunciar al estilo o estética que elijamos darle al entorno.
Este tipo de muebles combinan varios usos o funciones en un solo artículo, y esto apunta no solo a la estética, sino que también busca maximizar la utilización del espacio del que disponemos y minimizar el desorden.
La integración de varias funciones hace que estos muebles no solo sean una herramienta práctica para incorporar, sino también aportan flexibilidad ya que pueden adaptarse a distintas necesidades, según lo amerite la situación.
Otra forma de optimizar espacios es con la elección de dispositivos integrados como es el caso de los all in one cuyo ahorro de espacio y cableado es realmente notorio ya que logran adaptarse a muchos sitios y simplifica cualquier ambiente.
En resumen, estas decisiones nos aportan un ahorro económico significativo y contribuyen en la concepción de un ambiente laboral más dinámico lo que mejora la predisposición y productividad de los trabajadores.
La tecnología como asistencia a la organización
Sin dudas la tecnología ha ido revolucionando la manera en que las organizaciones manejan y ordenan la información, por eso elegir usar un software que se adapte a nuestras necesidades y nos asista es fundamental para agilizar la gestión de información, sino que también perfecciona los procesos, y sin dudas es la mejor forma de minimizar el requerimiento de espacio físico ya que prescinde del almacenaje de papel y mejora considerablemente el acceso y la seguridad de todo tipo de información.
Es sabido que este tipo de tecnológicas posibilita a los usuarios el acceso a documentos a todo momento y desde cualquier parte facilitando entornos flexibles y trabajos remotos que hoy están en auge.
