Cómo funciona el EDI (intercambio electrónico de datos)

¿Sabes cómo funciona el EDI, conocido como el intercambio electrónico de datos? Siempre nos hemos asegurado de que toda la información que queríamos enviar a otras personas les llegara a sus emails gracias a nuestra intervención. Es decir, que nosotros mismos teníamos que enviar los datos de manera manual o tradicional.

Pero en plena era tecnológica todo eso ha dado un paso hacia delante y gracias al intercambio electrónico de datos el flujo de trabajo será menor para la persona, pero siempre eficiente para la empresa. Ya que de manera digital podrás tener todo lo necesario, conectando los sistemas informáticos a la misma red. ¿Te parece complicado? Pues no lo es en absoluto. ¡Te lo contamos con detalle!

Qué es el intercambio electrónico de datos

Lo cierto es que ya nos da una gran pista porque al hablar de intercambio de datos, pero de manera electrónica nos encontramos con que toda la información llegará de manera puntual a toda la empresa o bien a organizaciones. Esto hace que los documentos en papel ya no sean necesarios. Podemos decir que se trata de un intercambio automatizado. De manera que nunca más tendrás el problema de que se te olvidó mandar algún tipo de mail, porque el EDI (intercambio electrónico de datos) lo hará por ti. Como ves, es una manera precisa, rápida y que se puede usar cuando el volumen de trabajo es realmente alto. Aunque esto no quita que también otro tipo de empresas más pequeñas cuenten ya con él.

Cómo funciona el EDI

Este formato para intercambiar información entre empresas tiene un funcionamiento sencillo. Dicho en pocas palabras nos encontramos con que la información parte de una aplicación de tipo informática hasta otra de sistema. Así, podemos resumir que:

• Se usa una conexión directa que une dos sistemas o dos ordenadores. Hay que mencionar que el protocolo es realmente seguro.
• Se utiliza una red de terceros que es la que se encarga de la transmisión de los datos.

Aunque cuando la información no se encuentra disponible, entonces puede que el EDI no tenga un buen funcionamiento. Sin embargo, cuenta con una serie de protocolos de transmisión donde nos encontramos con un protocolo para las transferencias de archivos seguro y es que los elementos de datos de EDI incluyen tanto el ID del remitente como el del destinatario. En general, hay que decir que, a la hora de hacer transacciones, nos permite tener una alta calidad en cuanto a datos se refiere. Además de asegurarnos que existe un buen flujo de mensajes que van hacia varias direcciones o incluso a varios departamentos diferentes entre sí. La buena comunicación siempre es necesaria para tener todo bien ordenado y documentado, sobre todo cuando hablamos de trabajo. Pero, ¿de qué tipo de documentación hablamos? Pues de las órdenes de compra, así como las diversas facturas o análisis de inventario, entre otros muchos.

Así que, lo que antes había que hacer de manera manual y que podía causar errores, ahora todo ello quedó atrás para darle la bienvenida a opciones tan necesarias como esta. De ahí que es importante que las empresas tengan la opción de admitir más formatos para los documentos, ya que si te lo preguntabas, los conocidos como metalenguajes no se quedaron obsoletos ni mucho menos, sino que se encargan también de complementar el EDI y no de sustituirlo. Esto genera mejoras, pero también beneficios para dichas empresas.

Cuáles son los grandes beneficios de EDI

Ahora que ya sabemos un poco más sobre qué es y cómo funciona el EDI (intercambio electrónico de datos), es inevitable hablar de sus grandes beneficios. Aunque alguno ya lo hemos ido mencionando a lo largo de estas palabras, no está de más centrarnos en todos ellos, porque las transacciones de EDI son uno de los puntos clave y principales para grandes empresas, así como para todas aquellas que quizás no son tan grandes, pero quieren una mejor fluidez y precisión en su comunicación.

Ahorra tiempo y dinero

Son dos puntos básicos a tener en cuenta como estrategia de todo negocio que se precie. Por un lado, nos ahorra mucho tiempo porque, como hemos mencionado, ya no es un proceso manual que sí restaba varios minutos de nuestra apretada agenda. Al estar automatizado es más fluido. Además, a la larga también nos ahorrará dinero, a pesar de que hay que invertir tanto en hardware como en software, es algo que merece la pena y mucho.

Mejora la productividad

La solución que nos otorga EDI es algo que va a mejorar la productividad, al ser más eficiente. Porque se encarga de compartir documentos de una manera más rápida y con la precisión que necesitamos.

Se reducen los errores

No estamos a salvo de los errores, es cierto, pero cuando lo dejamos en manos de EDI, se presentarán muchos menos en cuanto a la transferencia de datos. De manera que nos aseguramos que toda la información llegue como esperamos.

Se mejora el rastreo de informes

Estamos hablando de documentos importantes, lo que hace que queramos tenerlos siempre a buen recaudo y para ello, nada como implementar una mejora en el rastreo de dichos informes. Ya que en ellos aparecerá documentación y datos que son vitales para cada negocio, de manera que siempre hay que tenerlos controlados.

Mejora las relaciones comerciales

Quizás es un punto al que hacemos referencia cuando mencionamos la productividad, pero no queríamos dejarlo de lado. Ya que si las relaciones comerciales son buenas, también nos aseguramos que la empresa irá en crecimiento. La experiencia será del todo positiva y no solo para la empresa en cuestión, sino también para los clientes. Las transacciones se harán de una manera más eficiente, rápida y totalmente segura. Recuerda que puedes ayudarte de los archivos almacenados en la nube cuando se trata de tener que compartir grandes cantidades de datos.

Llega el momento de dejarnos llevar por las nuevas mejoras tecnológicas y de esas ventajas que EDI (Intercambio electrónico de datos) nos ofrece.